Action plan (Perencanaan tindakan) adalah daftar sederhana dari semua tugas yang perlu diselesaikan untuk memenuhi tujuan agar lebih terfokus. Sedangkan perencanaan, merupakan persiapan awal menuju tindakan. Setidaknya secara analitis, perencanaan harus dipisahkan dari implementasi sehingga pengambilan keputusan atas kebijakan sangat penting dapat diambil dan implikasinya dapat dipahami lebih awal sebelum tindakan.
Action plan memberkani Anda kerangka kerja untuk memikirkan bagaimana Anda akan menyelesaikan proyek secara efisien. Membantu Anda menyelesaikan berbagai aktivitas dalam urutan yang masuk akal, dan membantu Anda memastikan bahwa Anda tidak melewatkan langkah-langkah penting apa pun. Selain itu, karena Anda dapat melihat setiap tugas yang telah tertata, Anda dapat dengan cepat memutuskan tugas mana yang akan didelegasikan atau dialihkan, dan tugas mana yang mungkin dapat Anda abaikan.
Berikut ini 9 Langkah untuk Membuat Action Plan :
1. Kemukakan solusi Anda dalam satu rangkaian goal
Setelah Anda meyepakati sebuah solusi untuk sebuah masalah tertentu di dalam organisasi Anda, pertama Anda perlu mendefinisikan solusi tersebut ke dalam sejumlah goal dan objektif. Sebagai contoh, setiap goal dapat diekspresikan sebagai berikut: “Agar kita dapat ….., kita harus …..” Catat setiap goal di bagian atas papan tulis atau selembar kertas.
Anda harus tahu apa yang ingin Anda capai dan di mana Anda ingin berada atau jika tidak, Anda hanya menyiapkan diri untuk suatu kegagalan. Meskipun tujuan setiap pengusaha adalah untuk mendapatkan penghasilan yang lebih baik dan berkembang, Anda harus lebih spesifik dengan tujuan yang lebih kecil untuk mencapai tujuan yang lebih besar itu.
Apakah itu memecahkan masalah, memulai ide baru atau hanya meningkatkan apa yang sudah Anda miliki, sangat penting untuk menentukan tujuan Anda karena itu akan membentuk dasar dari rencana tindakan Anda.
2. Buat sebuah daftar berbagai tindakan untuk setiap goal
Gunakan brainstorming untuk menghasilkan sebuah daftar tindakan untuk mencapai sebuah goal dan catat ini dibawah goal. Atur daftar tindakan yang diusulkan secara berurutan.
3. Siapkan timeline
Dimulai dengan sebuah titik waktu berlabel “sekarang” dan berakhir dengan titik berlabel “tujuan tercapai“, buat timeline untuk mengalokasikan tanggal dateline di setiap tindakan yang telah diurutkan, yang terdaftar di bawah goal tertentu. Penting sekali bagi Anda menyelesaikan urutan dan waktu secara tepat jika Anda ingin meraih “tujuan tercapai” secara efektif.
4. Alokasikan sumber-sumber yang ada
Sumber daya finansial dan SDM harus dialokasikan untuk setiap langkah tindakan. Jika sumber yang ada terbatas, atau selalu kurang dari kebutuhan pada tahap apapun, mungkin sebaiknya Anda kembali ke langkah sebelumnya dan merevisi action plan Anda.
5. Identifikasi masalah yang kemungkinan akan muncul
Pertimbangkan berbagai hal yang kemungkinan tidak berjalan sesuai rencana dalam proses pencapaian goal tertentu. Daftarkan masalah-masalah tersebut dan identifikasi penyebabnya dan tindakan yang tepat untuk mengatasinya. Tindakan ini mungkin perlu ditambahkan ke slot yang sesuai di dalam timeline
6. Kembangkan strategi untuk memantau kemajuan
Daftarkan cara untuk memantau kemajuan dari action plan yang telah dibuat. Tahapan-tahapan pemantauan harus disertakan juga dalam timeline.
7. Delegasikan tugas-tugas
Ambil setiap titik pada timeline secara bergantian dan tanyakan: “Siapa yang akan melakukan apa, pada tanggal yg telah ditentukan untuk melakukan tugas yang telah ditetapkan?” Bagikan tugas-tugas ini kepada setiap individu atau tim yang sesuai.
8 Perkiraan berbagai biaya
Berikan pertimbangan pada ekspenditur yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang ada. Semua biaya yang harus dimasukan pada saat penyusunan anggaran. Jika dana tidak tersedia, tugas harus ditinjau ulang dan, bila perlu, direvisi atau dihilangkan.
9. Mengimplementasikan perencanaan
Terjemahkan semua informasi Anda ke kertas baru, daftarkan semua tindakan yang diperlukan, orang yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu, dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan. Setelah action plan sudah diselesaikan, informasi ini sekarang dapat diberikan kepada semua yang terlibat.
Periksa Ulang
Tidak peduli seberapa cermat action plan dilakukan, Anda mungkin masih perlu memperbaikinya di sepanjang jalan. Untuk mengevaluasi kembali apa yang telah Anda buat, coba gunakan akronim SCHEMES, yang merupakan singkatan dari Space, Cash, Helpers, Equipment, Materials, Expertise, Systems.
Anda mungkin tidak perlu memikirkan semua ini untuk menyelesaikan proyek Anda. Misalnya, untuk proyek internal kecil untuk merampingkan format laporan tim Anda, Anda mungkin hanya perlu memikirkan “Helpers/People,” “Expertise,” dan “Systems.”
Panduan ini akan membantu Anda menentukan apakah Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan akhir Anda dengan cara yang seefisien mungkin.
Action plant sangat penting, baik bagi perusahaan besar, organisasi, kelompok kecil, atau bahkan sebagai individu. Dengan tujuan akhir dalam pikiran, lebih mudah untuk menavigasi jalan Anda melewati semua tantangan, tugas dan harapan dalam bisnis.
Anda juga dapat membuat sistem yang lebih kohesif dalam tim Anda karena semua orang tahu persis apa yang harus mereka lakukan untuk berkontribusi pada apa yang ingin Anda capai.
Rencana Tindakan berguna untuk proyek-proyek kecil, di mana tenggat waktu tidak terlalu penting atau berat, dan di mana Anda tidak perlu mengoordinasikan orang lain.
Namun, ketika proyek Anda berkembang, Anda harus mengembangkan keterampilan manajemen proyek yang lebih formal, terutama jika Anda bertanggung jawab untuk menjadwalkan waktu orang lain, atau perlu menyelesaikan proyek dengan tenggat waktu yang ketat.
